Wdrażanie PPK w jednostkach samorządu terytorialnego

Umowę PPK w samorządzie warto podpisać do końca 2020 r. Jednostki sektora finansów publicznych, w tym samorządowe, mają czas do 26 marca 2021 r. na podpisanie umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową. Warto jednak zawrzeć taką umowę już w tym roku, zakładając jej wejście w życie od 1 stycznia 2021. Dlaczego?

Do końca 2020 r. jednostki sektora finansów publicznych mogą zawrzeć umowy o zarządzanie PPK bez obowiązku stosowania prawa zamówień publicznych. Można więc ograniczyć formalności i znacznie uprościć proces wdrożenia PPK.

Warto pamiętać, że zawarcie umowy o zarządzanie PPK w 2020 roku nie wymusza na pracodawcy obowiązku wcześniejszego zawarcia umowy o prowadzenie PPK i tym samym odprowadzania wpłat . Umowę o prowadzenie PPK można zawrzeć we wskazanym w ustawie o PPK terminie, czyli do 10 kwietnia przyszłego roku.

Jak wynika z naszego doświadczenia przy wdrażaniu PPK w firmach, wiele podmiotów czeka na ostatnią chwilę. Lepiej jednak uniknąć kumulacji, ograniczyć stres i ryzyko pomyłek.

Na co zwrócić uwagę?

Wybierając instytucję finansową, której powierzy się prowadzenie PPK, jednostka samorządu terytorialnego powinna postawić kilka pytań.

• Czy dana instytucja jest wiarygodna, doświadczona i czy ma odpowiedni potencjał?
• Czy osiągnęła już znaczącą pozycję na rynku PPK – zwłaszcza czy obsługuje sporo dużych firm (250+ pracowników), których potrzeby i oczekiwania są zbliżone do jednostek samorządowych?  
• Czy oferuje sprawną obsługę, w tym gotowość do indywidualnych spotkań, jak również webinaria czy szkolenia online?
• Czy dysponuje atrakcyjnymi materiałami komunikacyjnymi PPK, manualami i filmami instruktażowymi dla pracowników i pracodawców? 
• Czy ułatwia wdrożenie dzięki możliwej automatyzacji w przekazywaniu danych i wpłat z systemów kadrowo-płacowych bezpośrednio do naszych systemów informatycznych? 
• Czy pracownicy uzyskają dostęp do serwisu online, gdzie będą mieli dostęp do swojego rachunku PPK?  
• Czy instytucja finansowa oferuje pracownikom uczestniczącym w PPK zniżki na inne swoje usługi oraz dodatkowe benefity?  

Jak ruszyć z umową i wdrożeniem?

Najlepiej już teraz nawiązać kontakt mailowy lub telefoniczny z wybraną instytucją finansową, żeby ustalić sposób zawarcia pierwszej umowy – tzn. o zarządzanie PPK. Najczęściej i najsprawniej zawiera się ją przez specjalny formularz online.

Następnym krokiem jest spotkanie lub rozmowa zdalna z przedstawicielem wybranej instytucji, w czasie której zostanie ustalony harmonogram wdrożenia. Mimo ogromnej roli narzędzi cyfrowych, samorządy wdrażające PPK cenią sobie możliwość kontaktu z konkretną osobą – ekspertem, który pomoże im przejść przez proces wdrożenia PPK.  

Kluczowym praktycznym elementem wdrożenia jest system kadrowo-płacowy i transfer danych oraz wpłat do PPK. Są dwie możliwości. Jedną jest bezpośredni (bezplikowy) transfer danych i wpłat do systemu PPK. Drugim jest specjalny portal do przekazywania danych i wpłat. Obydwa rozwiązania się sprawdzają, przy czym w przypadku zastosowania API (interfejsu) między systemem JST a instytucji finansowej można mówić wręcz o automatyzacji całego procesu.

Instytucja finansowa przejmuje też zwykle od pracodawcy obowiązki związane z informowaniem pracowników na temat stanu ich indywidualnych rachunków PPK. Najlepszym rozwiązaniem jest specjalny serwis online, który umożliwia pełny wgląd 24/7 w rachunek, a więc możliwość śledzenia wpłat pracownika i pracodawcy oraz bonusów od państwa, a także aktualną wartość zebranych środków.

Autor: Robert Trzeciak, menedżer ds. sprzedaży produktów emerytalnych i inwestycyjnych, Aviva Investors TFI .