Jak poprawnie napisać e-mail do wykładowcy? Oto kilka wskazówek, by uniknąć wpadki

Komunikacja internetowa usprawnia życie studentom. Nie muszą czekać w kolejkach pod gabinetami, by skonsultować swoją pracę. Wystarczy prosty e-mail, jednak w korespondencji należy zachować kulturę i takt, by nie podpaść wykładowcom.

W obecnych czasach nie ma przymusu przebywania na konwersatoriach, by poznać uwagi promotora lub recenzentów prac naukowych. Często szybciej uzyskamy niezbędne informacje po napisaniu wiadomości mailowej, niż koczując pod gabinetem profesora, który przyjmuje studentów i tłumaczy im swoje uwagi. Poczta elektroniczna to doskonałe rozwiązanie dla obu stron - studenta lub doktoranta oraz wykładowcy.

Należy zatem wiedzieć, jak poprawnie napisać e-mail, a z tym zainteresowani mają niekiedy spore problemy. Nie trzeba dodawać, że wiadomość napisana z błędami ortograficznymi lub w stylu, który jest odpowiedni dla znajomych może podnieść ciśnienie pracownikowi naukowemu. Wiele stracimy w jego oczach, jeśli nie zachowamy przyjętych na uczelniach zasad savoir-vivre.

Temat e-maila do wykładowcy

Zaczynamy od tego, że znacznie bezpieczniej wysłać wiadomość z załącznikami do wykładowcy z oficjalnego adresu na platformie uczelni. Większość polskich uniwersytetów posiada systemy USOS, gdzie logujemy się za pomocą imienia i nazwiska, jak też numeru karty studenckiej. Wysłanie tekstu oficjalną drogą jest korzystne, ponieważ unikniemy dyskomfortu - prywatne skrzynki są różnie nazwane przez użytkowników, zdarzają się przedziwne nazwy kont pocztowych. Zupełnie niepoważnie wygląda mail od studenta, np. "świnka@gmail.com". Różnica między "świnką" a "Janem Kowalskim" jest porażająca, a i nauczyciel akademicki nie ma wrażenia, że traktujemy go niepoważnie.

Staramy się nie pozostawiać wiadomości bez tematu - opisanego w krótki, przystępny sposób. Jeśli to pole będzie puste, tym bardziej starszy wykładowca może przeoczyć ważny dla nas e-mail. Temat nie powinien być długi, a konkretny, np. "Praca magisterska - pytanie", "Praca zaliczeniowa - prośba o wskazówki".

Zwrot grzecznościowy

Żadne "dzień dobry", "dobry wieczór", a już na pewno nie "cześć" czy "witam" nie wchodzą w grę - o ile nie jesteśmy spokrewnieni lub w stosunkach przyjacielskich z adresatem wypowiedzi. Słowo "witam" oznacza, że to student poczuwa się do roli gospodarza albo ma większe doświadczenie od wykładowcy. Najlepiej zacząć wiadomość od zwrotu "Szanowny Panie Profesorze/ Szanowny Panie Doktorze". Oczywiście przed zatytułowaniem jakiejkolwiek osoby, do której chcemy wysłać tekst, musimy sprawdzić jej stopień naukowy. To istotne, bowiem zdarzają się i tacy wykładowcy, którzy obrażą się nawet na nieintencjonalne obniżenie statusu w środowisku akademickim. Lepiej jest błędnie powiększyć czyjś dorobek niż go przypadkiem zredukować. Pisząc do magistra, nie wpisujemy tytułu w e-mailu, wystarczy zwrot "Szanowny Panie/ Szanowna Pani". Staramy się unikać wykrzyknika po zwrocie do wykładowcy, a stawiamy przecinek. Potem kontynuujemy wiadomość z małej litery.

E-mail do wykladowcy - najczęściej popełniane błędy

Do grona popularnych wpadek w e-mailach do pracowników akademickich należą błędy ortograficzne, interpunkcyjne i literówki. Okażmy szacunek adresatowi, sprawdzając w internetowych słownikach, jak poprawnie zapisać dane słowo. W oficjalnych e-mailach nie używa się języka potocznego. Nie rozwlekamy zawartych w wiadomości wypowiedzi, a pytamy konkretnie i posługujemy się cytatami z pracy, gdy mamy wątpliwości. Unikniemy wtedy zwłoki z odpowiedzią wykładowcy. W sytuacji, gdy problem nadawcy jest złożony, warto omówić go w punktach. Student powinien też zachować dla siebie ironiczne stwierdzenia, żarty, dwuznacznie brzmiące wypowiedzi - dokładnie tak, jak w czasie rozmowy lub egzaminu w obecności nauczyciela akademickiego. Konstruując e-mail do wykładowcy musimy sobie wyobrazić, że to on jest po drugiej stronie monitora. Nie warto używać emotikonek, nie wciskamy caps locka, by zwrócić większą uwagę adresata.

Zakończenie e-maila do wykładowcy

E-mail kończymy prostym zwrotem: "Z wyrazami szacunku", "Z poważaniem", "Łączę wyrazy szacunku" oraz podpisem z imienia i nazwiska. Jeśli chcemy, by wykładowca do nas oddzwonił, podajemy numer telefonu. Nie ma sensu używać ksywek lub zdrobnionych imion, jeśli chcemy być traktowani poważnie.

Powyższe zasady pozwolą nam bez stresu wysłać wiadomość do wykładowcy, a przy tym unikniemy niekomfortowej sytuacji przy spotkaniu z adresatem e-maila.