Dokumentacja cen transferowych

Dokumentacja cen transferowych jest kluczowym elementem w zarządzaniu ryzykiem podatkowym przedsiębiorstw powiązanych kapitałowo, które realizują transakcje między sobą. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podmioty powiązane mają obowiązek sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych w formie elektronicznej. Dokumentacja ta musi być przygotowana do końca dziesiątego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego, którego dotyczy.

Kiedy powstaje obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych?

Obowiązek ten dotyczy transakcji kontrolowanych o charakterze jednorodnym, których wartość przekracza określone progi dokumentacyjne. Progi te wynoszą odpowiednio:

• 10 mln zł dla transakcji towarowych oraz finansowych,
• 2 mln zł dla transakcji usługowych oraz innych niż wymienione powyżej.
  

Dla transakcji realizowanych z podmiotami mającymi siedzibę lub zarząd w krajach stosujących tzw. szkodliwą konkurencję podatkową progi są niższe: 2,5 mln zł dla transakcji finansowych oraz 500 tys. zł dla pozostałych typów transakcji.

Warto zaznaczyć, że progi dokumentacyjne ustalane są odrębnie zarówno dla strony kosztowej, jak i przychodowej każdej transakcji kontrolowanej o charakterze jednorodnym.

Co należy uwzględnić przy ustalaniu wartości transakcji?

Wartość transakcji kontrolowanej ustala się na podstawie faktur wystawionych lub otrzymanych w danym roku podatkowym. Jeżeli faktury nie zostały wystawione lub w przypadku transakcji finansowych, wartość ustala się na podstawie umów lub innych dokumentów. W sytuacji, gdy nie jest możliwe określenie wartości na podstawie powyższych dokumentów, bierze się pod uwagę dokonane płatności.

Należy pamiętać, że wartość ta pomniejszana jest o podatek VAT, chyba że zgodnie z przepisami nie stanowi on podatku naliczonego lub podatnikowi nie przysługuje jego odliczenie.

Transakcje zwolnione z obowiązku dokumentacyjnego

Ustawodawca przewidział również sytuacje, w których obowiązek sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych nie występuje. Dotyczy to m.in.:

• transakcji zawieranych wyłącznie przez podmioty powiązane mające siedzibę na terytorium Polski, które nie korzystają ze zwolnień podatkowych i nie odnotowały straty podatkowej,
• transakcji objętych uprzednim porozumieniem cenowym (APA),
• transakcji, których cena została ustalona w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
• usług o niskiej wartości dodanej spełniających określone warunki ustawowe.

Elementy lokalnej dokumentacji cen transferowych

Lokalna dokumentacja cen transferowych musi zawierać szczegółowy opis podmiotu powiązanego oraz samej transakcji. Należy uwzględnić analizę funkcjonalną obejmującą funkcje pełnione przez strony, ryzyka ponoszone oraz aktywa wykorzystywane w ramach realizowanej współpracy.

Kluczowym elementem jest analiza cen transferowych – może to być analiza porównawcza (benchmarking), czyli zestawienie warunków transakcji z danymi dotyczącymi porównywalnych transakcji zawieranych przez podmioty niezależne lub analiza zgodności – wykazująca zgodność warunków konkretnej transakcji kontrolowanej z warunkami rynkowymi.

Analizy te należy aktualizować co najmniej raz na trzy lata lub częściej, jeśli nastąpiły istotne zmiany otoczenia ekonomicznego wpływające na wyniki analizy.

Grupowa dokumentacja cen transferowych

Podmioty należące do grup kapitałowych o skonsolidowanych przychodach przekraczających 200 mln zł rocznie zobowiązane są również do sporządzenia grupowej dokumentacji cen transferowych. Dokumentacja ta zawiera informacje dotyczące całej grupy kapitałowej – m.in. opis istotnych wartości niematerialnych i prawnych oraz istotnych transakcji finansowych.

Grupowa dokumentacja może być przygotowana przez dowolny podmiot należący do grupy kapitałowej i może być sporządzona w języku angielskim. Na żądanie organu podatkowego należy jednak przedłożyć jej tłumaczenie na język polski w terminie 30 dni.

Kontrola organów podatkowych

Warto pamiętać, że organy podatkowe mogą zażądać przedłożenia lokalnej lub grupowej dokumentacji cen transferowych w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. W przypadku podejrzenia zaniżenia wartości transakcji kontrolowanej organ może zażądać dodatkowego wyjaśnienia lub sporządzenia dokumentacji bez analizy porównawczej lub zgodności.

Podsumowując, prawidłowo przygotowana dokumentacja cen transferowych stanowi kluczowy element zarządzania ryzykiem podatkowym przedsiębiorstw powiązanych kapitałowo. Spełnienie wymogów ustawowych pozwala uniknąć sankcji ze strony organów podatkowych oraz zapewnia przejrzystość prowadzonych operacji gospodarczych. Profesjonalne podejście do tego zagadnienia oraz regularne aktualizowanie analiz gwarantuje bezpieczeństwo podatkowe i stabilność finansową przedsiębiorstwa.

Jeśli potrzebujesz więcej informacji polecamy sprawdzić stronę firmy TP Advisory sp. z o.o. specjalizującej się w cenach transferowych od ponad 20 lat. Znajdziesz tam informacje na tematy takie jak: dokumentacja cen transferowych, bezpłatne poradniki cen transferowych i inne zagadnienia dotyczące cen transferowych.