Świat gospodarki papierowej: urzędy, jurysdykcja i część biznesu

Ostatnio przy sprzątaniu stert przenoszonych papierowych dokumentów, wymieszanych przy przenoszeniu, musiałem się posłużyć fachowym brytyjskim administratorem polskiego pochodzenia. Zadanie było dość poważne- profesjonalne poukładanie dokumentów biznesowych po przeprowadzce biura. Miałem przy tym okazję spojrzeć na pieczołowicie odkładaną na bok prasę. I zdziwić się, że w codziennej gazecie jeszcze nie tak dawno było aż tyle ogłoszeń drobnych i zwykłych. Dziś jej rolę przejęły darmowe portale internetowe, nawet inne niż te prowadzone przez dawne gazety.

Prowadzę skromne wydawnictwo i jestem zaskoczony tym jak na to reagują banki- w chwili obecnej moje wydawnictwo nie ma długów, choć warunki są raczej trudne. Tymczasem banki wypytują przy udzielaniu kredytów innym spółkom, o powiązania z moją firmą, będącą, z tego co słyszę na temat innych firm z branży, niewielką, ale w zdrowej kondycji. Można się tylko zdziwić, po co jakieś banki się wypytują? Nie mamy zaległości przy prowadzeniu biznesu, i staram się płacić na bieżąco. Czyżby sektor internetowy miał się okazać kolejną "bańką" po budownictwie?

Mam wrażenie że przeszkodą do prowadzenia biznesu w Polsce jest brak pracowników- wspomniany pracownik biurowy, bardzo konkretnie porządkujący moje prywatne i firmowe dokumenty, na codzień pracuje w Wielkiej Brytanii.

Wspólnie pokonaliśmy jakąś ponad 100-kilogramową górę dokumentów. Do akcji zabrałem się po tym jak szeregowi pracownicy wydawnictwa sami zabrali się za przeglądanie i sprzątanie dokumentów papierowych. Zebrali je wszystkie z biurek i wynieśli na zaplecze biura.

Papier w epoce dokumentów elektronicznych nadal jest konieczny, ale na szczęście nie przygniata naszej pracy. Służy do komunikacji z wciąż znaczną "gospodarką papierową". Urzędami, przedsiębiorstwami komercyjnymi, ale technologicznie tradycyjnymi, staroświeckimi podmiotami gospodarczymi, władzą sądowniczą. To wreszcie różne umowy wymagające pismenego podpisu. Cały ten system zaoszczędziłby sporo drzew gdyby wyeliminowano część korespondencji - nadal obowiązkowo prowadzonej w formie papierowej. Możnaby pozostawić choćby i tylko wymóg papierowych umów, ale - po co definiować, że korespondencja z urzędem ma mieć formę papierową?

Świat dokumentów papierowych w epoce elektronicznej to po części rozmaite gazety, które odkładam jako "wzór dobrych praktyk", rozmaite umowy, korespondencja urzędowa. Niemal cała korespondencja z urzędami jest toczona w formie papierowej, i bardzo niewiele urzędów przeszło na formę elektroniczną. Jeśli nawet mają kosztowne portale www, których koszt trzykrotnie przekracza koszt wysłania misji Pathfinder na planetę Mars (jak w przypadku ZUS, co przytacza portal "wyborcza.biz" [1]), to nie dostaniemy się nawet do stanu salda naszego konta.

Należy się tam nadal jeszcze udać osobiście. Na email z wnioskiem otrzymamy odpowiedź zwrotną z całą instrukcją niezwykle żmudnego procesu aplikacji, w niczym nie przypominającego jakichkolwiek firm sektora prywatnego. Nawet jeśli zdobędziemy w oddziale ZUS link aktywacyjny do portalu umożliwiającego wysłanie wniosku elektronicznie (np. o nazwie "Hetman" czy innej podobnej), to kod ów nie zadziała. Cała aplikacja jest tak zagmatwana, że aż jest to wręcz trudne do opisania. Nie można nawet niczego załatwić za pośrednictwem księgowych bez kosztującego ponad 100 PLN pełnomocnictwa- trzeba im po prostu towarzyszyć.

Reklamowano ongiś także możliwość automatycznego zdefiniowania stałych przelewów do ZUS przez jeden z - ongiś rządowych- banków. Skorzystałem z tej opcji, by dowiedzieć się z listu papierowego, że wszystkie transakcje poza pierwszą źle się zaksięgowały- ów system nie zmieniał liczby miesiąca w kolejnych przelewach.

Przypomina mi się biurko ministra cyfryzacji i administracji. Tonęło w papierowych dokumentach, a zdjęcie owego biurka krążyło przez jakiś czas po sieci społecznościowej- ludzie najwyraźniej dziwili się dominacji pracy z dokumentami papierowymi- mnie osobiście takie zadanie by mocno odstręczało. Sam osobiście posiadam sporą liczbę dokumentów papierowych, ale pracuję raczej z ich elektronicznymi wersjami. Dokumenty papierowe wydają się zalegającym i kłopotliwym balastem, i chyba- powoli zanikają, przynajmniej w mojej branży.

[1] Dziś ZUS kończy 78 lat. Czego życzyć jubilatowi? On-line: http://wyborcza.biz/Emerytura/51,124711,12734406.html?i=3#ixzz2JZkqBgo1