Jak poprawnie napisać list i e-mail - oficjalny, do wykładowcy oraz prywatny

Obecnie wysyłamy dużo mniej listów papierowych, a więcej elektronicznych. Korzystając z poczty e-mail także obowiązują nas zasady dobrego wychowania.

Listy oficjalne wysyłamy m.in. do pracodawcy, urzędu czy na uczelnię. Listy nieoficjalne wysyłamy do rodziny, znajomych. W obu przypadkach należy jednak zachować kulturę osobistą i dobre maniery.

List oficjalny - układ

List oficjalny papierowy powinien być napisany zgodnie z poniższym układem:

Miejscowość i data;
Dane nadawcy;
Dane adresata (odbiorcy);
Nagłówek;
Wstęp, treść listu oraz zakończenie;
Zwrot grzecznościowy (na przykład „Z poważaniem”);
Podpis - odręczny, szczególnie w pismach do sądu albo przy podpisywaniu umów.

Oficjalny e-mail - układ

E-maile mają dużo luźniejszy i mniej ustrukturyzowany charakter, jednak i tu nie można zapominać o kindersztubie. Pisanie zaczynamy od tytułu e-maila. Powinien mieć oficjalną formę i w skrócie mówić, o co nam chodzi. E-mail zaczynamy oficjalnym sformułowaniem zwrotem grzecznościowym, typu "Szanowny Panie". Jeśli pozostawiliśmy przecinek po tym sformułowaniu, pierwsze słowo akapitu piszemy małą literą.

Na zakończenie również zwrot grzecznościowy, np. "Z wyrazami szacunku". Na samym końcu podpisujemy się koniecznie imieniem i nazwiskiem. Niedopuszczalne są sformułowania z języka potocznego.

List i e-mail oficjalny - zasady językowe

Oto kilka zasad językowych, które należy zastosować w listach oficjalnych.

Jeżeli nie wiemy, do kogo piszemy:

najczęściej piszemy Szanowni Państwo.
jeśli jesteśmy pewni, że maila będzie czytał mężczyzna, możemy zacząć Szanowny Panie. Jeśli jesteśmy pewni, że maila będzie czytała kobieta, możemy zacząć Szanowna Pani.
możemy napisać też Dzień dobry, niezależnie od pory dnia.
Kończymy zwrotem Z poważaniem, Z wyrazami szacunku, Łączę wyrazy szacunku lub Łączę wyrazy poważania i swoim podpisem linijkę niżej (imię i nazwisko).
możemy zastosować też zwrot Łączę pozdrowienia, ewentualnie Pozdrawiam. Nie powinniśmy używać podobnych, ale bardziej familiarnych formuł, typu Serdeczne pozdrowienia.

Wiemy, do kogo piszemy, ale nie znamy tej osoby osobiście lub jest to ktoś, z kim jesteśmy na pan lub pani:

Stosujemy reguły jak w akapicie wyżej
Niektórzy już w pierwszym e-mailu zwracają się po imieniu, np. Szanowny Panie Jacku, Szanowna Pani Moniko lub Panie Jacku, Pani Moniko. Jeśli jest to nasz pierwszy kontakt z daną osobą, to lepiej i grzeczniej zostawić tego typu formułki do czasu, aż znajomość się rozwinie.

Wiemy, do kogo piszemy, jest to adresat zbiorowy, ze wszystkimi jesteśmy na ty:

Wiele zależy od stosunków panujących w tej grupie, czy są to relacje pracownicze, towarzyskie, hobbystyczne, rodzinne itd. Możemy na przykład zacząć Drodzy Przyjaciele, Drodzy Koledzy.

Jak napisać maila do wykładowcy

Przede wszystkim mail do wykładowcy wysyłamy z poważnie brzmiącego adresu e-mail, najlepiej zawierającego imię i nazwisko. Tytuł maila do wykładowcy powinien być streszczeniem wiadomości i wprost mówić, o co chodzi. Rozpoczynamy od "Szanowny Panie" lub "Szanowny Panie" i tytulatura, np. "Szanowny Panie Profesorze". Treść maila do wykładowcy rozpoczynamy od krótkiego przedstawienia się, jeżeli to pierwszy mail, następnie piszemy o co chodzi i jaką mamy prośbę. Nie stosujemy emotikon. Mail kończymy zwrotem grzecznościowym "Z wyrazami szacunku" oraz pełnym podpisem. Możemy również podać numer telefonu, jeśli zależy nam na szybkim kontakcie.

List nieoficjalny

Miejscowość i data;
Nagłówek;
Wstęp, treść listu oraz zakończenie;
Zwrot grzecznościowy;
Podpis.

W tym wypadku mamy duże pole do popisu. Możemy napisać:, np. Droga Ciociu, Kochany Tatusiu, Moja Kochana Aniu. Możemy też używać słowa cześć, np. Cześć Janek. Także zakończenie takiego e-maila może przybierać przeróżne formy, np. Ściskam i całuję czy Serdeczne pozdrowienia.