Obietnice kontra rzeczywistość. System e-doręczeń okazał się wielką klapą

System zawodzi administrację i obywateli

System e-Doręczeń, cyfrowy odpowiednik listów poleconych za potwierdzeniem odbioru, miał wprowadzić rewolucję w komunikacji obywateli z administracją publiczną. Platforma miała zapewnić szybkie przesyłanie dokumentów, eliminując potrzebę wizyt w urzędach, oraz umożliwić potwierdzanie odbioru w czasie rzeczywistym, co miało przyspieszyć procesy administracyjne i zminimalizować ryzyko zagubienia dokumentów.

Od początku roku usługa ta obowiązuje dla podmiotów publicznych, jednak pierwsze miesiące funkcjonowania pokazują, że system nie działa tak sprawnie, jak zakładano. Problemy techniczne, opóźnienia i naruszenia ochrony danych to tylko niektóre z wyzwań, z którymi muszą mierzyć się urzędy i obywatele. Na przykład w początkowej fazie działania systemu zdarzały się sytuacje, w których przesyłki cyfrowe ginęły, co prowadziło do konieczności ich ponownego wysyłania. Dodatkowo, użytkownicy raportowali o trudnościach z pobieraniem załączników, których średni czas ściągania był znacznie wydłużony, nawet dla niewielkich plików.

Zobacz takżeEpiskopat wskazuje na konstytucję. Ostra krytyka minister Nowackiej

Jak miał działać system e-Doręczeń?

Założeniem e-Doręczeń było usprawnienie komunikacji pomiędzy obywatelami a administracją publiczną. Platforma miała być nowoczesnym odpowiednikiem tradycyjnych listów poleconych, oferując:

szybsze przesyłanie dokumentów;
możliwość potwierdzenia odbioru w czasie rzeczywistym;
eliminację konieczności drukowania, pieczętowania i wysyłania korespondencji tradycyjną pocztą;
wyższy poziom bezpieczeństwa i ochrony danych niż w przypadku standardowej korespondencji e-mailowej;
oszczędności dla obywateli i urzędów, wynikające z braku konieczności ponoszenia kosztów związanych z wysyłką tradycyjnych listów.

System zintegrowano z platformą ePUAP, co miało zapewnić płynne przejście od dotychczasowej formy komunikacji elektronicznej. Od 2025 roku każdy urząd i instytucja publiczna będzie zobowiązana do korzystania z aktywnej skrzynki do e-Doręczeń.

Problemy z funkcjonowaniem systemu

Mimo ambitnych założeń, rzeczywistość okazała się zgoła odmienna. System miał zapewniać szybkie przesyłanie dokumentów oraz niezawodność w potwierdzaniu odbioru, jednak w praktyce pojawiły się opóźnienia w dostarczaniu przesyłek, błędy techniczne uniemożliwiające pobieranie załączników oraz problemy z ochroną danych osobowych. W pierwszych miesiącach działania systemu urzędnicy zmagali się z licznymi problemami technicznymi. Jak podaje "Dziennik Gazeta Prawna", wysłanie cyfrowego listu trwało nawet kilka dni, a niekiedy pismo gubiło się w systemie. Do najczęściej zgłaszanych problemów należą:

Opóźnienia w przesyłaniu dokumentów – tradycyjny list polecony gwarantuje dotrzymanie terminu, natomiast w przypadku e-Doręczeń urzędnicy często nie mają takiej pewności.
Trudności z obsługą systemu – wielokrotne próby logowania do skrzynek, wolne pobieranie załączników czy błędy w interfejsie skutecznie utrudniają codzienną pracę.
Naruszenia ochrony danych osobowych – zdarzało się, że adresaci otrzymywali numery PESEL urzędników nadających wiadomości, co stanowi poważne naruszenie RODO.
Brak wystarczającego wsparcia technicznego – urzędnicy często zgłaszają, że system nie posiada odpowiednich mechanizmów wsparcia w przypadku awarii czy problemów z obsługą.

Zobacz takżeFrankowicze zaskoczeni przez bank. Dostali listy z wyjątkową propozycją

Reakcje urzędów i obywateli

Lokalne władze, w tym samorządy, zaczynają głośno wyrażać swoje niezadowolenie. Podczas licznych spotkań z przedstawicielami rządu samorządowcy domagali się czasowego wyłączenia systemu, wskazując na jego destabilizujący wpływ na toczące się postępowania. Niektóre jednostki podnosiły konieczność wprowadzenia pilnych poprawek oraz zwiększenia wsparcia technicznego, aby zapobiec dalszym opóźnieniom i błędom w obsłudze dokumentów. Niektóre samorządy domagały się nawet czasowego wyłączenia systemu, jeśli problemy nie zostaną rozwiązane. Karolina Rutkowska z Urzędu m.st. Warszawy wskazuje, że obecne działanie systemu zagraża toczącym się postępowaniom, szczególnie tam, gdzie kluczowe jest dotrzymanie terminów doręczeń.

O ile obywatele doceniają potencjalne korzyści z wprowadzenia e-Doręczeń, takie jak oszczędności i wygoda, to wiele osób obawia się o bezpieczeństwo swoich danych oraz niezawodność systemu. Poczta Polska podkreśla, że zakładanie skrzynek do e-Doręczeń nie jest obowiązkowe dla osób fizycznych, co częściowo łagodzi obawy obywateli, ale utrudnia powszechne stosowanie systemu.

Wyzwania dla administracji publicznej

Wprowadzenie e-Doręczeń to krok w kierunku cyfryzacji administracji, ale obecne problemy wskazują na konieczność przeprowadzenia szeregu zmian. Najważniejsze wyzwania to:

Stabilizacja techniczna systemu – usunięcie błędów, przyspieszenie działania platformy i zapewnienie niezawodności usługi.
Poprawa ochrony danych – wprowadzenie dodatkowych zabezpieczeń, aby zapobiec wyciekom informacji osobowych.
Edukacja użytkowników – zapewnienie szkoleń dla urzędników i obywateli, aby system był intuicyjny w obsłudze.
Budowa zaufania – rząd musi podjąć działania zmierzające do odbudowy wiary w nową technologię poprzez dialog z samorządami i obywatelami.

Zobacz takżeNajbardziej poszukiwane zawody w 2025 roku. Raport ujawnia trendy

Co powinno zrobić państwo?

Aby e-Doręczenia stały się rzeczywistym usprawnieniem, konieczne są następujące działania:

Inwestycje w infrastrukturę techniczną – modernizacja systemu, aby wyeliminować obecne błędy i opóźnienia.
Wsparcie finansowe dla samorządów – zapewnienie dodatkowych środków na szkolenia i obsługę systemu.
Transparentność i komunikacja – regularne raportowanie o postępach w naprawie systemu oraz konsultacje ze stroną samorządową.
Nowelizacja przepisów – dostosowanie prawa do rzeczywistości cyfrowej, w tym wprowadzenie rozwiązań awaryjnych na wypadek błędów systemu.

System e-Doręczeń ma potencjał, by zrewolucjonizować komunikację z administracją publiczną. Obecne problemy techniczne i organizacyjne sprawiają jednak, że zamiast ułatwiać pracę urzędnikom i obywatelom, system często ją utrudnia. Kluczowe będzie szybkie wprowadzenie poprawek oraz budowa zaufania społecznego do nowego narzędzia. W tym celu należy rozważyć wprowadzenie regularnych audytów bezpieczeństwa systemu, publikację wyników usprawnień technicznych oraz kampanię informacyjną dla obywateli, wyjaśniającą działanie platformy i korzyści z jej stosowania. Tylko w ten sposób cyfryzacja administracji będzie mogła przynieść oczekiwane korzyści.

Podsumowanie:

W tym artykule dowiedziałeś się, że:

System e-doręczeń miał usprawnić komunikację między obywatelami a administracją publiczną, zapewniając szybkie przesyłanie dokumentów, potwierdzenie odbioru w czasie rzeczywistym i eliminację konieczności korzystania z tradycyjnej poczty.
W praktyce system boryka się z opóźnieniami w przesyłaniu dokumentów, trudnościami w obsłudze, błędami technicznymi i naruszeniami ochrony danych osobowych.
Niektóre samorządy żądają czasowego wyłączenia systemu, wskazując na jego destabilizujący wpływ na postępowania administracyjne. Obywatele wyrażają obawy dotyczące niezawodności i bezpieczeństwa danych.
Konieczne jest usunięcie błędów technicznych, poprawa ochrony danych, edukacja użytkowników oraz odbudowa zaufania do systemu.
Modernizacja infrastruktury technicznej, wsparcie finansowe dla samorządów, transparentność działań i nowelizacja przepisów mogą przyczynić się do poprawy funkcjonowania e-Doręczeń.

red.

Zdjęcie ilustracyjne, fot. gov.pl