Wzmożone kontrole przedsiębiorców. ZUS korzysta z zaawansowanych algorytmów

Z każdym rokiem rośnie liczba kontroli, które zakończyły się wykryciem nieprawidłowości w rozliczeniach z ZUS. Tylko 6 na 100 firm mogło się pochwalić protokołem kontrolnym bez stwierdzonych uchybień. Takie dane płyną z raportu firmy Grant Thornton.

Kontrola płatników składek jest jednym z kluczowych zadań ZUS, wynikającym z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Jej celem jest ocena, czy płatnicy składek prawidłowo wywiązują się ze swoich obowiązków w zakresie zgłaszania do ubezpieczeń społecznych, obliczania i opłacania składek oraz wypłacania świadczeń. Inspektorzy ZUS przeprowadzają kontrole planowo, na podstawie rocznego planu, uwzględniając analizę ryzyka naruszenia przepisów.

Zobacz takżeAktor całym sobą wspierał Kamalę Harris. Teraz wieszają na nim psy

Po pandemii ruszyły kontrole

Zakład Ubezpieczeń Społecznych częściej w latach 2020-2023 przeprowadza kontrole wśród płatników. W ostatnich dwóch latach ich poziom zbliżył się do 27 tys. kontrolowanych podmiotów rocznie. Dane udostępnione przez ZUS potwierdzają, że minione dwa lata przyniosły znaczny wzrost liczby przeprowadzonych kontroli. O ile w latach 2020-2021 było ich łącznie ok. 30 tys. – na co wpływ miała epidemia COVID-19 - to już w latach 2022-2023 ich częstotliwość niemal się podwoiła osiągając poziom blisko 54 tys. przeprowadzonych kontroli. z każdym rokiem rośnie liczba kontroli, w czasie których kontrolerzy dopatrzyli się nieprawidłowości. W latach 2020-2021 r. takich kontroli było łącznie ok. 25 tys., a w latach 2022-2023 ich liczba zbliżyła się do 50 tys.

Z każdym rokiem rośnie udział kontroli, w których wykryto nieprawidłowości względem wszystkich kontroli. O ile w 2020 r. było to 78 proc., to już w minionym roku wzrósł on do 94 proc.! ZUS dysponuje olbrzymim dostępem do danych, w szczególności historycznych, a także modelem predykcji. Algorytmy mogą pracować na konkretnych jednostkach, porównywać je do populacji, analizować sytuację u pracodawcy, a także śledzić pracę lekarzy. Zdaniem ekspertów można spodziewać się, że mechanizmy typowania do kontroli będą coraz bardziej skuteczne w przyszłości.

Zobacz takżeMarsz Niepodległości 11 listopada w Warszawie. Utrudnienia i komunikat służb

Co wykrywają kontrole ZUS?

Lista najczęściej wykrywanych nieprawidłowości stwierdzanych przez inspektorów ZUS od lat jest niezmienna. Nieprawidłowości stwierdzane w decyzjach ZUS najczęściej wynikają z naruszeń ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeden z jej przepisów przewiduje konstrukcję „uznania za pracownika” w przypadku osób pozostających w równoległym zatrudnieniu pracowniczym i cywilnoprawnym (np. umowy zlecenia) z różnymi podmiotami. Decyzje ZUS oparte na rozstrzygnięciach sądowych, które praktycznie wykluczają możliwość zatrudnienia jednej osoby przez różne podmioty w ramach grupy kapitałowej, czyli należących do tego samego właściciela. Przepis ten jest „królem polowania” od kilku lat.

Przy okazji niemal każdej kontroli inspektorzy ZUS badają także kwestie związane z delegowaniem pracowników przez firmy. Delegowanie (czyli inaczej podróż służbowa) wiąże się z wykonywaniem przez pracowników określonych czynności na polecenie pracodawcy poza stałym miejscem wykonywania pracy. ZUS coraz częściej dokonuje kwalifikacji, czy dany wyjazd faktycznie można uznać za podróż służbową.

W szczególności wzmożone zainteresowanie zaobserwowaliśmy wśród grupy tzw. pracowników mobilnych. Ich obowiązki pracownicze wiążą się z ciągłą zmianą miejsca pracy, co bardzo utrudnia prawidłowe wyznaczenie miejsca wykonywania pracy, stąd wielu pracodawców wskazuje tylko miejsce, w którym tacy pracownicy najczęściej wykonują swoje obowiązki. Wyjazd poza tak wyznaczony obszar kwalifikowany jest natomiast jako podróż służbowa. Niestety ZUS nie zgadza się z tym podejściem uznając, że pracownicy stale się przemieszczający nie mogą być w podróży służbowej.

Rozliczanie kosztów przez przedsiębiorców

To w znaczący sposób zmienia natomiast sposób rozliczania kosztów związanych z wyjazdami pracowników mobilnych. Przedsiębiorcy niejednokrotnie mogą się zdziwić po otrzymaniu protokołu kontroli, w którym wskazany jest przypis składek z tytułu finansowanych noclegów i transportu pracownikom mobilnych. Przy dużej częstotliwości wyjazdów koszty zaległości składek ZUS z tego tytułu mogą sięgnąć od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie.

W sprawach, w których od wielu lat ZUS stosuje restrykcyjne interpretacje i orzecznictwo, szanse powodzenia odwołań składanych przez przedsiębiorców są niewielkie. W praktyce jest niewiele jest wyroków, które zmieniałyby decyzję ZUS na korzyść płatników składających odwołanie. Warto pamiętać., że w polskim systemie prawnym częstotliwość przeprowadzania kontroli wśród przedsiębiorców przez wszystkie organy - nie tylko ZUS - jest uregulowana i może wynosić od 12 do 48 dni roboczych w jednym roku kalendarzowym w zależności od wielkości przedsiębiorstwa.