W ostatnich latach zauważyć można, że w coraz większej liczbie przedsiębiorstw tradycyjne wnioski urlopowe zastępowane są wnioskami elektronicznymi. Wynika to z kilku powodów. Przede wszystkim jest to rozwiązanie, które w znaczący sposób poprawia codzienną pracę działów kadrowo-płacowych. Jest to także duże ułatwienie dla samych pracowników. Warto zatem nieco bliżej poznać powody, dla których to właśnie elektroniczne wnioski urlopowe wdrażane są dziś coraz powszechniej.
Lepsza komunikacja i szybszy obieg informacji
Elektroniczne wnioski urlopowe to rozwiązanie, które w znaczący sposób poprawia komunikację wewnątrz firmy oraz przyspiesza obieg informacji. Komunikacja między działem kadrowo-płacowym a pracownikiem przebiega w tym przypadku znacznie szybciej w porównaniu z tradycyjną formą. Pracownik, aby otrzymać urlop, musi jedynie wypełnić formularz w systemie i przesłać go jednym kliknięciem. Nie ma tu potrzeby druku wniosku urlopowego, jego ręcznego wypełniania i osobistego dostarczania do działu kadr.
System elektronicznych wniosków urlopowych to także znacznie szybszy obieg informacji. W momencie, w którym pracownik wysyła taki wniosek do działu kadr, jego przełożony zostaje o tym natychmiast poinformowany, np. poprzez otrzymanie stosownego maila z taką informacją. Pozwala to na bardzo szybką reakcję i podjęcie odpowiednich decyzji. Tak działa m.in. system opisany na: https://inewi.pl/Funkcje/Elektroniczne-Wnioski-Urlopowe.
Lepsza organizacja pracy
Wdrożenie systemu elektronicznych wniosków urlopowych także w znaczny sposób poprawia organizację pracy w firmie. Przede wszystkim archiwizacja elektronicznych dokumentów nie wymaga dodatkowej przestrzeni, jak ma to miejsce w przypadku wniosków tradycyjnych. Przykład takiego tradycyjnego wniosku urlopowego znaleźć można na: https://inewi.pl/Karta-Urlopowa-Darmowy-Wzor.
W przypadku przedsiębiorstw, które zatrudniają kilkuset pracowników, taka oszczędność miejsca ma naprawdę ogromne znaczenie. Elektroniczne wnioski urlopowe przechowywane są w tzw. chmurze, dzięki czemu nie ma potrzeby wykorzystywania do ich magazynowania fizycznego miejsca.
Lepsza komunikacja, szybszy obieg informacjami i brak konieczności prowadzenia fizycznego archiwum dokumentów sprawia, że organizacja pracy w firmie staje się dużo wydajniejsza.
Bezpieczeństwo danych
Mówiąc o systemie elektronicznych wniosków urlopowych, nie można zapomnieć o kwestii bezpieczeństwa. Jednoznacznie podkreślić należy, że takie rozwiązanie zapewnia dużo wyższy poziom bezpieczeństwa w porównaniu z tradycyjnym archiwum. Papierowe dokumenty zawsze bowiem mogą ulec zniszczeniu. Może do tego dojść choćby z powodu zalania czy pożaru.
Inaczej jest w przypadku dokumentów elektronicznych. Te przechowywane są na odpowiednio zabezpieczonych serwerach. Co ważne, zawsze systematycznie wykonywane są kopie zapasowe wszystkich dokumentów. Dzięki temu ich utrata jest praktycznie niemożliwa.
Warto na koniec jeszcze dodać, że do dokumentacji elektronicznej ma się stały dostęp o każdej porze przez całą dobę. Co równie ważne, osoby uprawnione do tego w firmie mogą mieć taki dostęp z dowolnego miejsca. To również znacznie ułatwia i przyspiesza pracę. Także pracownik może swój elektroniczny wniosek urlopowy przesłać w dowolnej chwili i z dowolnego miejsca.
